Pengembangan Rencana Bisnis Informatika: (4) Aspek Keuangan

ASPEK KEUANGAN DALAM BISNIS

Aspek keuangan merupakan aspek yang digunakan untuk menilai keuangan perusahaan secara keseluruhan. Aspek ini sama pentingnya dengan aspek lainnya, bahkan ada beberapa pengusaha menganggap justru aspek inilah yang paling utama untuk dianalisis karena dari aspek ini tergambar jelas hal-hal yang berkaitan dengan keuntungan perusahaan, sehingga merupakan salah satu aspek yang sangat penting untuk diteliti kelayakannya.

Secara keseluruhann penilaian dalam aspek keuangan meliputi hal-hal seperti :
1. Sumber-sumber dana yang akan diperoleh.
2. Kebutuhan biaya investasi.
3. Estimasi pendapatan dan biaya investasi selama beberapa periode termasuk  jenis-jenis dan jumlah biaya yang dikeluarkan selama umur investasi.
4. Proyeksi neraca dan laporan laba/rugi untuk beberapa periode kedepan.
5. Kriteria penilaian investasi.
6. Rasio keuangan yang digunakan untuk menilai kemampuan perusahaan.

Keuangan merupakan fungsi bisnis yang sangat penting, dimana keuangan menjadi faktor untuk menentukan anggaran, investasi, dan besarnya usahan yang akan dibuat. Aspek Keuangan adalah faktor yang menentukan biaya yang di keluarkan serta dihasilkan untuk membuat sebuah usaha yang optimal.

4.1. Komponen Biaya

Modal yang diinvestasikan akan digunakan sebagai biaya modal. Pada umumnya komponen Biaya Modal (Cost of Capital) terdiri dari Cost of Debt (biaya hutang) dan Cost of Equity (biaya modal sendiri). 

a.      Cost of Debt (Biaya Hutang) 

Hutang dapat diperoleh dari lembaga pembiayaan atau dengan menerbitkan surat pengakuan hutang (oligasi). Biaya hutang yang berasal dari pinjaman adalah merupakan bunga yang harus dibayar perusahaan, sedangkan biaya hutang dengan menerbitkan obligasi adalah tingkat pengembalian hasil yang diinginkan (required of return) yang diharapkan investor yang digunakan untuk sebagai tingkat diskonto dalam mencari nilai obligasi.

Suatu perusahaan memanfaatkan sumber pembelanjaan utang, dengan tujuan untuk memperbesar tingkat pengembalian modal sendiri (ekuitas). Biaya Utang dibagi menjadi dua macam yaitu: 

a.       Biaya Utang sebelum Pajak (before-tax cost of debt)

Menurut Warsono (2003: 139), besarnya biaya utang sebelum pajak dapat ditentukan dengan menghitung besarnya tingkat hasil internal (yield to maturity) atas arus kas obligasi, yang dinotasikan dengan k_d.  

b.      Biaya Utang setelah Pajak (after-tax cost of debt)

Menurut Warsono (2003: 139), mengatakan bahwa perusahaan yang menggunakan sebagian sumber dananya dari utang akan terkena kewajiban membayar bunga. Bunga merupakan salah satu bentuk beban bagi perusahaan (interest expense). Dengan adanya beban bunga ini akan menyebabkan besarnya pembayaran pajak penghasilan menjadi berkurang.

Biaya utang setelah pajak dapat dicari dengan mengalikan biaya utang sebelum pajak dengan (1 - T), dengan T adalah tingkat pajak marginal.

b.      Biaya Saham Freferen
                Saham preferen mempunyai karakteristik kombinasi antara utang dengan modal sendiri atau saham biasa. Salah satu ciri saham preferen yang menyerupai utang adalah adanya penghasilan tetap bagi pemiliknya (Warsono, 2003: 143).
Menurut Weston dan Brigham (1990: 107), biaya saham preferen adalah tingkat pengembalian yang dipersyaratkan oleh investor atas saham preferen perusahaan.

c.      Cost of Equity (Biaya Modal Sendiri)
                Biaya modal saham merupakan tingkat hasil pengembalian atas saham biasa yang diinginkan oleh para investor. Salah satu metode yang dapat digunakan dalam perhitungan biaya modal laba ditahan, yaitu pendekatan Capital Aset Pricing Model(CAPM), dimana biaya modal laba ditahan adalah tingkat pengembalian atas modal sendiri yang diinginkan oleh investor yang terdiri dari tingkat bunga bebas risiko dengan premi risiko pasar dikaliikan dengan β (resiko saham perusahaan). Iramani  dan Febrian (2005).

Adapun variabel-variabel yang digunakan dalam penghitungan CAPM adalah sebagai berikut:
1.      Tingkat Suku Bunga Bebas Risiko ( R_f )
Tingkat suku bunga bebas risiko diambil dari suku bunga rata-rata Sertifikat Bank Indonesia (SBI) selama satu tahun. R_f yang merupakan suku bunga obligasi pemerintah atau surat hutang pemerintah. 
2.      Return Pasar ( R_m )
Return pasar dapat diketahui dengan menggunakan Indeks Harga Saham Gabungan (IHSG) per bulan untuk tiap-tiap tahun.
3.      Resiko Sistematis ( β )
Perkiraan koefisien beta saham ( β ) digunakan sebagai indeks dan risiko saham beta. Perhitungan beta dilakukan dengan pendekatan regresi. 

d.      Biaya modal rata-rata tertimbang (WACC)
                Menurut Iramani  dan Febrian (2005), dalam praktek pembiayaan atau pendanaan yang digunakan perusahaan diperoleh dari berbagai sumber. Dengan demikian biaya riil yang ditanggung oleh perusahaan merupakan keseluruhan biaya untuk semua sumber pembiayaan yang digunakan.

4.2 Estimasi Biaya

Perhitungan biaya yang diperlukan dalam membuat melakukan investasi. Perhitungan biaya meliputi, perhitungan, biaya tempat, produksi, karyawan, perizinan pendirian usahan dan lain sebagainya. Estimasi biaya harus tepat guna menghindari terjadinya dampak kerugian bagi investor atau pendiri usaha, sehingga usaha yang dibuat dapat berjalan dengan optimal

4.3 Penyusunan Anggaran Investasi

Anggaran merupakan perhitungan modal yang dipergunakan dalam 1 periode tertentu. Penyusunan anggaran terdiri dari top down dan bottom up.

Top Down

proses penyusunan anggaran tanpa penentuan tujuan sebelumnya dan tidak berlandaskan teori yang jelas. Proses penyusunan anggaran Top Down ini secara garis besar berupa pemberian sejumlah uang  dari pihak atasan kepada para karyawannya agar menggunakan uang yang diberikan tersebut untuk menjalankan sebuah program.

Bottom Up

proses penyusunan anggaran berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dan anggaran ditentukan belakangan setelah tujuan selesai disusun. Proses penyusunan anggaran dari Bottom Up merupakan Komunikasi strategis antara tujuan dengan anggaran .

4.4 Cash Flow

Tujuan utama laporan arus kas adalah menyediakan informasi yang relevan mengenai penerimaan dan pembayaran kas sebuah perusahaan selama suatu periode. Rincian pengeluaran dan penerimaan kas di dalam laporan arus kas dapat dibedakan menjadi tiga aktivitas, antara lain:

1.       Aktivitas Operasi (Operating Activities)
Aktivitas ini meliputi segala aktivitas bisnis perusahaan yang berhubungan baik secara langsung, maupun tidak langsung dengan kegiatan operasional pokok atau yang utama dari perusahaan, yaitu dari transaksi yang digunakan untuk menentukan laba bersih.

2.       Aktivitas Investasi (Investing Activities)
Aktivitas ini meliputi segala kegiatan yang berhubungan dengan harta (assets) yang terdapat pada neraca.

3.       Aktivitas Pembiayaan (Financing Activities)
Aktivitas ini akan memiliki kaitan dengan segala transaksi atau proses aktivitas bisnis suatu perusahaan yang mempengaruhi pos-pos kewajiban dan ekuitas pemilik.

Para investor biasanya terlebih dahulu akan memperhatikan laporan arus kas dibandingkan laporan laba rugi (income statement). Hal ini dikarenakan kas adalah tergolong harta lancar yang tingkat likuiditasnya paling tinggi di antara semua harta lancar. Karena tingkat likuiditasnya paling tinggi, maka kas tersebut dapat dengan segera melunasi segala kewajiban yang ada pada perusahaan terhadap investor. Dengan kata lain, dalam keadaan yang paling buruk, sejauhmana perusahaan dalam menjalankan aktivitas bisnisnya dapat melunasi kewajibannya, dapat diukur dengan seberapa besar nilai kas yang ada pada laporan arus kas-nya.

4.5. Kriteria Investasi

                Keputusan investasi merupakan keputusan manajemen keuangan yang paling penting di antara ketiga keputusan jangka panjang yang diambil manajer keuangan. Disebut penting, karena selain penanaman modal pada bidang usaha yang membutuhkan modal yang besar, juga keputusan tersebut mengandung risiko tertentu, serta langsung berpengaruh pada nilai perusahaan.

Pada umumnya, langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengambilan keputusan investasi adalah sebagai berikut:
1. Adanya usulan investasi (proposal investasi).
2. Memperkirakan arus kas (cash flow) dari usulan investasi tersebut.
3. Mengevaluasi profitabilitas investasi dengan menggunakan beberapa metode penilaian kelayakan investasi.
4. Memutuskan menerima atau menolak usulan investasi tersebut.

Untuk menilai profitabilitas rencana investasi dikenal dua macam metode, yaitu metode konvensional dan metode non- konvensional (discounted cash flow). Dalam metode konvensional dipergunakan dua macam tolok ukur untuk menilai profitabilitas rencana investasi, yaitu payback period dan accounting rate of return, sedangkan dalam metode non-konvensional dikenal tiga macam tolok ukur profitabilitas, yaitu Net Present Value (NPV), Profitability Index (PI), dan Internal Rate of Return (IRR). 

4.6 Pencatatan Keuangan

Keuangan yang masuk dan keluar oleh sebuah perusahaan wajib untuk dibukukan, hal ini berkaitan dengan jumlah omzet yang didapat oleh perusahaan sehingga dapat dilihat neraca serta statistik laba yang diperoleh  perusahaan dari satu periode secara kontinyu. Pembukuan keuangan perusahaan biasanya dilakukan oleh staff accounting dengan mengambil berbagai sumber keuangan, seperti produksi, penjualan, marketing , dan bagian perusahaan lainnya.

Pengembangan Rencana Bisnis Informatika: (3) Aspek Pemasaran

ASPEK PEMASARAN

Aspek pemasaran merupakan faktor strategis atau kunci dari keberhasilan perusahaan, jika permintaan terhadap produk/jasa yang dibuat kurang memadai seluruh kegiatan aspek-aspek yang lain tidak akan terwujud.

Jika prospek permintaan terhadap permintaan produk lebih kecil dari peawarannya maka sistem produksi produk tersebut tidak layak dilaksanakan. Jika market space masih tersedia maka perlu diselidiki apakah pasar masih mampu menampung produk baru yang direncanakan.

Untuk mengetahui potensi permintaan dan penawaran terhadap suatu barang atau jasa, perlu dilakukan penelitian yang mendalam tentang perkembangan permintaan dan jumlah pemasoknya. Perkembangan permintaan dapat diduga melalui perubahan pendapatan, selera dan tingkah laku konsumen dalam membeli barang dan jasa tersebut. 

3.1 Spesifikasi Produk / Jasa

Dalam pemasaran, produk adalah segala sesuatu yang bisa ditawarkan ke pasar dan dapat memenuhi kebutuhan konsumen. Kepuasan konsumen tidak hanya mengacu pada bentuk fisik produk, melainkan satu paket kepuasan yang didapat dari pembelian produk Kepuasan tersebut merupakan akumulasi kepuasan fisik, psikis, simbolis, dan pelayanan yang diberikan oleh produsen.

Produk identik dengan barang. Dalam akuntansi, barang adalah obyek fisik yang tersedia di pasar. Sedangkan produk yang tidak berwujud disebut jasa. Dalam manajemen produk, identifikasi dari produk adalah barang dan jasa yang ditawarkan kepada konsumen. Kata produk digunakan untuk tujuan mempermudah pengujian pasar dan daya serap pasar, yang akan sangat berguna bagi tenaga pemasaran, manajer, dan bagian pengendalian kualitas.

3.2 Segmentasi Produk / Jasa

Berikut ini merupakan aspek produk :

• Bertujuan pada manfaat
• Manfaat penggunaan
• Manfaat psikologis
• Manfaat dalam mengatasi masalah
• Visualisasi produk
• Atribut dan keistimewaan produk
• Kualitas produk
• Corak produk
• Kemasan dan label produk
• Merk
• Menambah nilai produk
• Garansi
• Kemudahan Instalasi
• Pengiriman
• Ketersediaan di pasar
• Layanan purna jual

3.3 Analisis Situasi Pasar (Sesuai Produk / Jasa Yang Ditawarkan)

Analisis pasar adalah langkah pertama dalam merancang strategi baru atau mengkaji strategi yang sudah ada. Analisa situasi ini dilakukan setelah strategi diimplikasikan untuk menentukan perubahan strategi yang diperlukan. Perusahan dapat terjun langsung untuk melihat keadaan pasar dengan cara mengikuti event-event tertentu sesuai dengan produk yang ditawarkannya.

Pada umumnya analisis ini akan menghasilkan perbaharuan dalam segi bentuk pemasaran, keuntungan-keuntungan yang didapat jika membeli produk tersebut baik itu mendapatkan potongan harga dalam situasi atau keadaan tertentu atau juga dapat berupa hadiah langsung.

3.4 Analisis Pesaing (Sesuai Produk / Jasa Yang Ditawarkan)

Pesaing adalah perusahaan yang menghasilkan atau menjual barang/jasa yang sama atau mirip dengan produk yang kita tawarkan. Analisa pesaing adalah usaha mengedinfikasi ancaman, kesempatan atau permasalahan strategis yang terjadi akibat perubahan persaingan potensial, serta kekuatan dan kelemahan pesaing. Analisa persaingan dimulai dengan pesaing umum dan selanjutnya pesaing potensional. Ada dua cara untuk mengidentifikasi pesaing umum, yaitu:

• Menguji perspektif pelanggan dalam membuat pilihan diantara para pesaing.
• Identifikasi dengan pendekatan yang berusaha menempatkan para pesaing kedalam kelompok-kelompok strategi dari dasar strategi persaingannya.

Dengan mengerti pesaing dan segala aktivitasnya dapat memberikan beberapa keunggulan yaitu :

• Dengan mengerti kekuatan dan kelemahan arus strategi pesaing itu dapat menawarkan kesempatan dan ancaman dan akan dapat menentukan respon baik.
• Pengetahuan akan strategi kompetitif yang akan datang mungkin bisa memberikan proyeksi/prediksi dari ancaman dan kesematan.
• Sebuah keputusan tentang strategi alternatif bisa lebih mudah didapat dengan kemampuan meramal reaksi serupa dari pesaing kunci.

Kekuatan dan Kelemahan Pesaing

Pengetahuan dari kekuatan dan kelemahan pesaing melengkapi pengertian merupakan kunci dari kecakapan firma mengejar bermacam-macam strategi. Suatu pendekatan adalah berusaha/mencoba mengusahakan kelemahan pesaing dalam daerah dimana perusahaan mengembangkan kekuatan. Modal bermaksud untuk mengembangkan strategi yang akan membuat kekuatan melawan kelemahan pesaing. Ketetapan dari kekuatan dan kelemahan pesaing diawali dengan identifikasi dari asset dan skill yang mendukung/ada hubungan dengan industri dan kemudian mengevaluasi pesaing dalam dasar dari asset dan skill. Untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan persaingan, adalah perlu untuk mengidentifikasikan aktiva dan keahlian yang dihubungkan dengan industri.

Analisis pesaing biasanya akan berdampak terhadap peningkatan produk maupun strategi pemasaran. Analisis pesaing ini dilakukan untuk melihat perbedaan baik itu dari segi kualitas produk, harga, sistem pemasaran maupun hal-hal lainnya. Analisis ini nantinya akan berfungsi juga sebagai referensi apa yang akan perusahaan tersebut lakukan untuk memperbaiki kinerja perusahaan agar dapat bersaing secara sehat dan menguntungkan dengan perusahaan pesaingnya.

3.5 Strategi Promosi

Promosi pada hakekatnya adalah suatu komunikasi pemasaran, artinya aktifitas pemasaran yang berusaha menyebarkan informasi, mempengaruhi/membujuk, dan atau mengingatkan pasar sasaran atas perusahaan dan produknya agar bersedia menerima, membeli dan loyal pada produk yang ditawarkan perusahaan yang bersangkutan, Tjiptono (2001 : 219).

Sementara Sistaningrum (2002 : 98) mengungkapkan arti promosi adalah suatu upaya atau kegiatan perusahaan dalam mempengaruhi ”konsumen aktual” maupun ”konsumen potensial” agar mereka mau melakukan pembelian terhadap produk yang ditawarkan, saat ini atau dimasa yang akan datang. Konsumen aktual adalah konsumen yang langsung membeli produk yang ditawarkan pada saat atau sesaat setelah promosi produk tersebut dilancarkan perusahaan. Dan konsumen potensial adalah konsumen yang berminat melakukan pembelian terhadap produk yang ditawarkan perusahaan dimasa yang akan datang.

Adapun tujuan dari pada perusahaan melakukan promosi menurut Tjiptono (2001 : 221) adalah menginformasikan (informing), mempengaruhi dan membujuk (persuading) serta mengingatkan (reminding) pelangggan tentang perusahaan dan bauran pemasarannya. Sistaningrum (2002 : 98) menjelaskan tujuan promosi adalah empat hal, yaitu memperkenalkan diri, membujuk, modifikasi dan membentuk tingkah laku serta mengingatkan kembali tentang produk dan perusahaan yang bersangkutan.

Pada prinsipnya antara keduanya adalah sama, yaitu sama-sama menjelaskan bila produk masih baru maka perlu memperkenalkan atau menginformasikan kepada konsumen bahwa saat ini ada produk baru yang tidak kalah dengan produk yang lama. Setelah konsumen mengetahui produk yang baru, diharapkan konsumen akan terpengaruh dan terbujuk sehingga beralih ke produk tersebut. Dan pada akhirnya, perusahaan hanya sekedar mengingatkan bahwa produk tersebut tetap bagus untuk dikonsumsi. Hal ini dilakukan karena banyaknya serangan yang datang dari para pesaing.

Dalam melakukan promosi agar dapat efektif perlu adanya bauran promosi, yaitu kombinasi yang optimal bagi berbagai jenis kegiatan atau pemilihan jenis kegiatan promosi yang paling efektif dalam meningkatkan penjualan. Ada empat jenis kegiatan promosi, antara lain : (Kotler, 2001:98-100)

1. (Advertising), yaitu bentuk promosi non personal dengan menggunakan berbagai media yang ditujukan untuk merangsang pembelian.
2. Penjualan Tatap Muka (Personal Selling), yaitu bentuk promosi secara personal dengan presentasi lisan dalam suatu percakapan dengan calon pembeli yang ditujukan untuk merangsang pembelian.
3. Publisitas (Publisity), yaitu suatu bentuk promosi non personal mengenai, pelayanan atau kesatuan usaha tertentu dengan jalan mengulas informasi/berita tentangnya (pada umumnya bersifat ilmiah).
4. Promosi Penjualan (Sales promotion), yaitu suatu bentuk promosi diluar ketiga bentuk diatas yang ditujukan untuk merangsang pembelian.
5. Pemasaran Langsung (Direct marketing), yaitu suatu bentuk penjualan perorangan secara langsung ditujukan untuk mempengaruhi pembelian konsumen.

Promosi penjualan yang dilakukan oleh penjual dapat dikelompokkan berdasar tujuan yang ingin dicapai. Pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Customer promotion, yaitu promosi yang bertujuan untuk mendorong atau merangsang pelanggan untuk membeli.
2. Trade promotion, yaitu promosi penjualan yang bertujuan untuk merangsang atau mendorong pedagang grosir, pengecer, eksportir dan importir untuk memperdagangkan barang / jasa dari sponsor.
3. Sales-force promotion, yaitu promosi penjualan yang bertujuan untuk memotivasi armada penjualan.
4. Business promotion, yaitu promosi penjualan yang bertujuan untuk memperoleh pelanggan baru, mempertahankan kontrak hubungan dengan pelanggan, memperkenalkan produk baru, menjual lebih banyak kepada pelanggan lama dan mendidik pelanggan.

Namun yang jelas apapun jenis kebutuhan yang akan diprogramkan untuk dipengaruhi, tetap pada perencanaan bagaimana agar perusahaan tetap eksis dan berkembang. Apalagi jika perusahaan tersebut mempunyai lini produk lebih dari satu macam.

Ada 3 gagasan utama dalam perencanaan bisnis yang dikemukakan oleh Kotler-AB. Susanto (2000 : 80) :

1. Bahwa bisnis perusahaan seharusnya seperti ” Portofolio Investment ”, yaitu perlu diputuskan bisnis mana yang dapat dikembangkan, dipertahankan, dikurangi atau bahkan mungkin dihentikan. Karena tiap bisnis memiliki keuntungan masing-masing dan sumber daya perusahaan harus dikelola sesuai dengan potensi yang menguntungkan.
2. Berorientasi pada potensi keuntungan di masa depan dengan mempertimbangkan tingkat pertumbuhan pasar dan posisi serta kesesuaian perusahaan. Tidak cukup dengan mengandalkan penjualan dan keuntungan yang telah dicapai pada tahun sebelumnya sebagai panduan.
3. Strategi. Perusahaan harus memiliki dan menetapkan rencana kerja untuk mencapai sasaran jangka panjang dengan melihat posisi industri (lihat Identifikasi Pesaing), sasaran, peluang keahlian serta sumber daya perusahaan.

Di samping tiga gagasan utama di atas, perlu pula dilakukan analisa atau pendekatan-pendekatan untuk menanggapi adanya perubahan-perubahan pada kondisi pasar yang bisa berdampak pada faktor biaya, Tjiptono (2000 : 7- 8).

Sehingga dengan melakukan analisa dapat dilakukan antisipasi agar tidak keluar biaya yang tidak terkontrol yang dapat mempengaruhi kebijakan perusahaan.

3.6 Media Promosi Berbasis TI

Untuk memperluas jaringan distribusi, kenyamanan pelanggan dan jangkauan pasar yang lebih luas, biasanya beberapa perusahaan membuka sebuah situs untuk memperpendek jarak antara konsumen dengan produsennya. Hal ini juga dimanfaatkan oleh beberapa perusahaan kartu kredit sebagai alat pembayarannya.

Pengembangan Rencana Bisnis Informatika: (2) SDM dan Organisasi

2.1 Struktur Organisasi

Organisasi adalah sebuah kelompok yang terdiri dari dua atau lebih orang yang bekerja bersama-sama dalam suatu bentuk yang ditetapkan untuk mencapai sejumlah tujuan. Sebuah toko kelontong yang dimiliki dan dioperasikan oleh sepasang suami isteri dapat disebut organisasi.

Seorang pembuat boneka mempekerjakan orang lain untuk membantu usahanya dan kemudian membagi tugas kepada masing-masing orang. Setiap orang yang melaporkan pekerjaannya kepada orang tertentu yang ditunjuk disebut pengorganisasian (organizing). Setelah organizing dilakukan, perusahaan memerlukan struktur organisasi, pola organisasi yang meliputi pembagian posisi dalam organisasi dan hubungan di antara posisi-posisi tersebut.

Diagram organisasi ialah diagram yang menggambarkan posisi dan hubungan dalam sebuah organisasi, mengungkapkan struktur organisasi perusahaan. Contoh bagan organisasi tampak dalam gambar di bawah ini :

Gambar 1. Bagan Organisasi

Bentuk Struktur Organisasi :

1.       Fungsional

2.       Divisional

3.       Matriks

4.       Tim

5.       Jaringan

2.1.1  Fungsional

Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen departemen menurut kesamaaketerampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.

Gambar. 2: Struktur Fungsional

Keunggulan Fungsional :

·         Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis

·         Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan pengembangan

·         Kemajuan karier dalam departemen fungsional

·         Panduan dan pengendalian dari manajemen Puncak

·         Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi

·         Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas

Kelemahan Fungsional :

·         Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruk

·         Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi

·         Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan

·         Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat

·         Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan

·         Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan

2.1.2  Divisional

Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.

Gambar. 3: Struktur Divisional

Keunggulan Divisional :

·         Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil

·         Memperhatikan kebutuhan konsumen

·         Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional

·         Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk

·         Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional

·         Pengembangan keterampilan manajemen umum

Kelemahan Divisional :

·         Duplikasi sumberdaya lintas divisi

·         Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi

·         Koordinasi yang buruk lintas divisi

·         Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak

·         Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

2.1.3  Matriks

Rantai komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simultan dan membebani satu sama lainnya dalam departemen yang sama. Terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua bos.

Gambar. 4: Struktur Matriks

Keunggulan Matriks

·         Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal

·         Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah

·         Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis

·         Kerja sama interdisiplin, ketersediaan ahli untuk seluruh divisi

·         Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan

Kelemahan Matriks

·         Frustasi dan kebingungan dari rantai komando ganda

·         Konflik tinggi antara dua sisi matriks

·         Banyak pertemuan, lebih banyak diskusi daripada tindakan

·         Membutuhkan pelatihan hubungan manusia

·         Dominasi kekuatan oleh salah satu sisi matriks

2.1.4  Tim

Organisasi membentuk serangkaian tim untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus dan untuk mengkoordinasikan departemen-departemen utama.

Gambar. 5: Struktur Tim

Keunggulan Tim

·         Punya beberapa keunggulan struktur fungsional

·         Mengurangi hambatan antar departemen, meningkatkan kompromi

·         Mengurangi waktu untuk merespon, keputusan lebih cepat diambil

·         Moril yang lebih baik, antusiasme dari keterlibatan karyawan

·         Mengurangi biaya overhead administrasi rutin

Kelemahan Tim

·         Loyalitas ganda dan konflik

·         Waktu dan sumberdaya lebih banyak untuk pertemuan

·         Desentralisasi tidak terencana

2.1.5  Jaringan

Organisasi menjadi suatu pusat yang kecil, terhubung secara elektronis dengan organisasi lainnya yang melakukan fungsi-fungsi vital. Departemen bersifat independen dan melayani kontrak dengan sentral untuk mendapatkan keuntungan.

Gambar. 6: Struktur Jaringan

Keunggulan Jaringan

·         Daya saing global

·         Fleksibilitas tenaga kerja / tantangan

·         Mengurangi biaya administratif

·         Daya saing global

·         Fleksibilitas tenaga kerja / tantangan

·         Mengurangi biaya administrative

Kelemahan Jaringan

·         Tidak ada pengendalian langsung

·         Dapat kehilangan bagian organisasi

·         Lemahnya loyalitas karyawan

2.2 Deskripsi dan Spesifikasi Tugas/Jabatan

Sebuah deskripsi jabatan merupakan satu pernyataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan.

Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.

Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi. Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :

1.         Identifikasi jabatan.

Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.

2.         Ringkasan jabatan.

Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.

3.         Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.

Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.

4.         Wewenang dari pemegang jabatan.

Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.

5.         Standar kinerja.

Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.

6.         Kondisi kerja.

Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.

Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, dan karakter.

2.3     Sistem Penggajian

Masalah Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh langsung pada produktivitas kerja individu.

Bagi Perusahaan, sistem gaji yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting lagi yaitu untuk menciptakan keseimbangan / fairnesses antara apa yang diberikan Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan untuk Karyawannya.

Hal ini tampaknya sederhana, tetapi dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih lagi bila Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada obyektivitas beban kerja (work load) bagi para karyawannya. Apabila Perusahaan telah memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu yang bersifat kuantitatif, akan sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan SDM.

Namun pada kenyataannya banyak metode kuantitatif yang ditawarkan dan setelah diterapkan tetap menimbulkan masalah bagi Perusahaan. Hal ini biasanya timbul karena metode tersebut kurang sesuai dengan karakteristik lingkungan Perusahaan yang ada di Indonesia dimana faktor-faktor yang berkaitan dengan masa kerja dan pengakuan terhadap pengalaman kurang dipertimbangkan. Selain itu aspek perlindungan dan kesejahteraan seperti pemberian asuransi, program pensiun yang umumnya diberikan Perusahaan dan dikelola oleh Instansi lain, memiliki kaidahkaidah yang telah diatur oleh Perundangan Ketenagakerjaan tetapi tidak selaras dengan sistem gaji yang dianut oleh Perusahaan.

Untuk itu adalah sangat bermanfaat bila Perusahaan menerapkan Sistem Gaji yang komprehensif, baik dari sisi aturan Pemerintah maupun untuk menciptakan kepastian dan kewajaran/fairnesses bagi Karyawannya serta setara untuk jenis dan skala Perusahaan yang serupa.

Sistem Gaji dengan pendekatan kuantitatif pada umumnya akan lebih mudah diterima dan dipahami bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil pembobotan. Skor tersebut akan mencerminkan beban kerja bagi individu yang memangku pekerjaan tersebut.

Manfaat Sistem Penggajian

Manfaat Umum : Kemanfaatan sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara Tujuan Manajemen Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara lain :

·         Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.

·         Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.

·         Merupakan imbalan/kompensasi yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan Karyawan.

·         Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.

·         Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.

·         Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi perusahaan sejenis

Manfaat Khusus : Dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada beban kerja (work load) dan dilakukan pembobotan secara kuantitatif, maka akan diperoleh manfaat antara lain :

·         Terukur bagi setiap pekerjaan; karena masing-masing memiliki nilai/skor yang ditentukan atau disepakati secara bersama-sama.

·         Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan.

·         Fair; karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk tempat kerjanya.

Metode Pendekatan Sistem Penggajian

Pada prinsipnya, penilaian jabatan dilakukan dengan membandingkan antara suatu tugas/jabatan dengan jabatan lainnya. Dari perbandingan tersebut akan diperoleh nilai masing-masing jabatan yang merupakan nilai relatif suatu jabatan terhadap lainnya.

Sesuai dengan tujuannya, maka hasil penilaian jabatan akan digunakan untuk menyusun sistem gaji; sehingga untuk kepentingan tersebut perlu diketahui karakteristik pekerjaan yang dapat dikompensasikan. Karakteristik-karakteristik tersebut lazim disebut sebagai faktor-faktor jabatan (job factors). Jadi obyek jabatan yang akan diperbandingkan dalam suatu penilaian jabatan adalah faktor-faktor jabatan. Biasanya obyek jabatan yang diperbandingkan diperinci dalam sejumlah faktor; semakin banyak jumlah faktor, akan makin memberikan hasil yang lebih teliti.

Pada umumnya masing-masing faktor memiliki nilai kepentingan yang berbeda-beda untuk menyatakan perbedaan ini masing-masing faktor perlu diberikan bobot sesuai dengan nilai kontribusinya terhadap Perusahaan. Kontribusi yang dimaksud disini dapat memberikan pengertian yang bermacam-macam tergantung dari kebijakan yang diambil oleh Perusahaan. Akan tetapi pada umumnya bobot-bobot factor tersebut disesuaikan dengan manfaat yang diperoleh Perusahaan yang bersangkutan, khususnya didalam mencapai tujuan Perusahaan.

Karena penilaian jabatan sifatnya merupakan perbandingan, maka faktor-faktor yang digunakan harus merupakan ciri utama pada seluruh (sebagian besar) tugas/jabatan yang digunakan sebagai pedoman untuk menilai seluruh jabatan pada struktur organisasi yang telah ada (direncanakan untuk dibuat). Dengan lain perkataan, masing-masing jabatan dibandingkan berdasarkan faktor-faktor yang terdapat dalam seluruh jabatan.

Untuk lebih mempertajam aspek faktor-faktor tersebut maka fator itu harus diuraikan lagi dalam sub-faktor yang lebih rinci dengan tetap mempertimbangkan bahwa subfaktor inipun mewakili/terdapat dalam seluruh jabatan.

Pada akhirnya setiap tugas/jabatan akan memiliki nilai dimana penilaiannya dilakukan dengan melibatkan individu/personel kunci dari dalam Perusahaan yang mengetahui cakupan tugas dari masing-masing pekerjaan/jabatan yang tertera pada struktur organisasi Perusahaan.

Nilai hasil akhir pembobotan untuk suatu tugas/jabatan/pekerjaan disebut sebagai IMBALAN KINERJA yang diperoleh dengan mengalikan skor yang didapat sebagai hasil pembobotan dikalikan dengan konstanta rupiah tertentu . Sedangkan Gaji/Imbalan/Kompensasi yang diterima Karyawan adalah berupa hasil penjumlahan GAJI POKOK ditambah dengan IMBALAN KINERJA.

Ruang Lingkup Pelaksanaan Sistem Penggajian

Ruang lingkup penyusunan Sistem Gaji mencakup :

1.       Penelitian Pendahuluan (Preliminary Survey) :

·         Penelaahan Struktur Organisasi yang berlaku saat ini.

·         Evaluasi Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job Description/Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan telah dimiliki).

·         Penelahaan berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan (on the spot).

2.       Pembuatan Desain Sistem Penggjian :

·         Penentuan Faktor-faktor dan Sub-faktor tugas/jabatan/pekerjaan.

·         Penyusunan Skala Faktor Jabatan.

·         Penyusunan Skala Gaji Pokok

3.       Pembobotan Faktor dan Sub-faktor bersama-sama dengan Key Person (Counterpart).

4.       Pembuatan Skala Gaji Pokok dengan dasar Pengalaman/Masa Kerja dan Latar Belakang Keahlian.

5.       Penghitungan final Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi.

6.       Pembuatan Laporan Akhir

7.       Sosialisasi (memperkenalkan) Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada Karyawan bersama-sama Key Person masing-masing Unit Kerja.

Blok Diagram Sistem Gaji

Gambar. 7: Sistem Penggajian