2.1 Struktur Organisasi
Organisasi adalah sebuah
kelompok yang terdiri dari dua atau lebih orang yang bekerja bersama-sama dalam
suatu bentuk yang ditetapkan untuk mencapai sejumlah tujuan. Sebuah toko
kelontong yang dimiliki dan dioperasikan oleh sepasang suami isteri dapat
disebut organisasi.
Seorang pembuat boneka
mempekerjakan orang lain untuk membantu usahanya dan kemudian membagi tugas
kepada masing-masing orang. Setiap orang yang melaporkan pekerjaannya kepada
orang tertentu yang ditunjuk disebut pengorganisasian (organizing). Setelah organizing dilakukan, perusahaan
memerlukan struktur organisasi, pola organisasi yang meliputi pembagian posisi
dalam organisasi dan hubungan di antara posisi-posisi tersebut.
Diagram organisasi ialah
diagram yang menggambarkan posisi dan hubungan dalam sebuah organisasi,
mengungkapkan struktur organisasi perusahaan. Contoh bagan organisasi tampak
dalam gambar di bawah ini :
Gambar 1. Bagan Organisasi
Bentuk Struktur Organisasi :
1. Fungsional
2. Divisional
3. Matriks
4. Tim
5. Jaringan
2.1.1 Fungsional
Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen departemen menurut
kesamaaketerampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.
Gambar. 2: Struktur Fungsional
Keunggulan Fungsional :
·
Penggunaan
sumberdaya yang efisien, skala ekonomis
·
Spesialisasi
keterampilan yang mendalam dan pengembangan
·
Kemajuan
karier dalam departemen fungsional
·
Panduan
dan pengendalian dari manajemen Puncak
·
Koordinasi
yang luar biasa dalam fungsi-fungsi
·
Pemecahan
masalah teknikal yang berkualitas
Kelemahan Fungsional :
·
Komunikasi
lintas departemen fungsional yang buruk
·
Tanggapan
lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi
·
Keputusan
terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan
·
Tanggung
jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat
·
Pandangan
terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan
·
Pelatihan
manajemen umum yang terbatas bagi karyawan
2.1.2 Divisional
Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah
berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan
keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan
keterampilan.
Gambar. 3: Struktur Divisional
Keunggulan Divisional :
·
Cepat
tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil
·
Memperhatikan
kebutuhan konsumen
·
Koordinasi
yang luar biasa lintas departemen fungsional
·
Pembebanan
tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk
·
Penekanan
terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional
·
Pengembangan
keterampilan manajemen umum
Kelemahan Divisional :
·
Duplikasi
sumberdaya lintas divisi
·
Kurang
pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi
·
Koordinasi
yang buruk lintas divisi
·
Kurangnya
kendali sumberdaya menajemen puncak
·
Kompetesi
untuk sumberdaya perusahaan
2.1.3 Matriks
Rantai komando divisional dan fungsional diimplementasikan
secara simultan dan membebani satu sama lainnya dalam departemen yang sama.
Terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua
bos.
Gambar. 4: Struktur Matriks
Keunggulan Matriks
·
Penggunaan
sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal
·
Fleksibilitas
dan adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah
·
Pengembangan
keterampilan manajemen umum dan spesialis
·
Kerja
sama interdisiplin, ketersediaan ahli untuk seluruh divisi
·
Pelebaran
tugas-tugas bagi para karyawan
Kelemahan Matriks
·
Frustasi
dan kebingungan dari rantai komando ganda
·
Konflik
tinggi antara dua sisi matriks
·
Banyak
pertemuan, lebih banyak diskusi daripada tindakan
·
Membutuhkan
pelatihan hubungan manusia
·
Dominasi
kekuatan oleh salah satu sisi matriks
2.1.4 Tim
Organisasi membentuk serangkaian
tim untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus dan untuk mengkoordinasikan
departemen-departemen utama.
Gambar. 5: Struktur Tim
Keunggulan Tim
·
Punya
beberapa keunggulan struktur fungsional
·
Mengurangi
hambatan antar departemen, meningkatkan kompromi
·
Mengurangi
waktu untuk merespon, keputusan lebih cepat diambil
·
Moril
yang lebih baik, antusiasme dari keterlibatan karyawan
·
Mengurangi
biaya overhead administrasi rutin
Kelemahan Tim
·
Loyalitas
ganda dan konflik
·
Waktu
dan sumberdaya lebih banyak untuk pertemuan
·
Desentralisasi
tidak terencana
2.1.5 Jaringan
Organisasi menjadi suatu pusat yang kecil, terhubung secara
elektronis dengan organisasi lainnya yang melakukan fungsi-fungsi vital.
Departemen bersifat independen dan melayani kontrak dengan sentral untuk
mendapatkan keuntungan.
Gambar. 6: Struktur Jaringan
Keunggulan Jaringan
·
Daya
saing global
·
Fleksibilitas
tenaga kerja / tantangan
·
Mengurangi
biaya administratif
·
Daya
saing global
·
Fleksibilitas
tenaga kerja / tantangan
·
Mengurangi
biaya administrative
Kelemahan Jaringan
·
Tidak
ada pengendalian langsung
·
Dapat
kehilangan bagian organisasi
·
Lemahnya
loyalitas karyawan
2.2
Deskripsi dan Spesifikasi Tugas/Jabatan
Sebuah deskripsi jabatan
merupakan satu pernyataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan
pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah
pekerjaan itu dijalankan.
Deskripsi jabatan bukan sekedar
menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut
tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya. Dengan
demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut
akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta
wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara
jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.
Agar deskripsi jabatan yang
dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas secara efektif
dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian rupa
sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan
jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh
karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu
tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi. Walaupun tidak terdapat
format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum
deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :
1.
Identifikasi
jabatan.
Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang
nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen
apa.
2.
Ringkasan
jabatan.
Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari
jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.
3.
Hubungan,
tanggung jawab, dan kewajiban.
Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak
atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas
tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.
4.
Wewenang
dari pemegang jabatan.
Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan,
termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
5.
Standar
kinerja.
Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa
dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi
jabatan.
6.
Kondisi
kerja.
Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang
tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu
udara dalam ruang pekerjaan.
Spesifikasi jabatan (job
specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor
manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan
ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan
pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang
jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang
memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan
dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, dan karakter.
2.3
Sistem Penggajian
Masalah Gaji/Pendapatan/Imbalan
Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh langsung pada
produktivitas kerja individu.
Bagi Perusahaan, sistem gaji
yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah
dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting
lagi yaitu untuk menciptakan keseimbangan / fairnesses antara apa yang
diberikan Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan
untuk Karyawannya.
Hal ini tampaknya sederhana,
tetapi dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih lagi bila Perusahaan belum
memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada obyektivitas beban kerja (work load)
bagi para karyawannya. Apabila Perusahaan telah memiliki Sistem Gaji melalui
pendekatan metode tertentu yang bersifat kuantitatif, akan sangat membantu bagi
peyelenggaraan pemeliharaan SDM.
Namun pada kenyataannya banyak
metode kuantitatif yang ditawarkan dan setelah diterapkan tetap menimbulkan
masalah bagi Perusahaan. Hal ini biasanya timbul karena metode tersebut kurang
sesuai dengan karakteristik lingkungan Perusahaan yang ada di Indonesia dimana
faktor-faktor yang berkaitan dengan masa kerja dan pengakuan terhadap
pengalaman kurang dipertimbangkan. Selain itu aspek perlindungan dan
kesejahteraan seperti pemberian asuransi, program pensiun yang umumnya
diberikan Perusahaan dan dikelola oleh Instansi lain, memiliki kaidahkaidah
yang telah diatur oleh Perundangan Ketenagakerjaan tetapi tidak selaras dengan
sistem gaji yang dianut oleh Perusahaan.
Untuk itu adalah sangat
bermanfaat bila Perusahaan menerapkan Sistem Gaji yang komprehensif, baik dari
sisi aturan Pemerintah maupun untuk menciptakan kepastian dan kewajaran/fairnesses bagi Karyawannya serta setara untuk
jenis dan skala Perusahaan yang serupa.
Sistem Gaji dengan pendekatan kuantitatif pada umumnya akan
lebih mudah diterima dan dipahami bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor
sebagai hasil pembobotan. Skor tersebut akan mencerminkan beban kerja bagi
individu yang memangku pekerjaan tersebut.
Manfaat
Sistem Penggajian
Manfaat Umum : Kemanfaatan sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan
antara Tujuan Manajemen Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara
lain :
·
Sebagai
daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.
·
Memelihara
keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.
·
Merupakan
imbalan/kompensasi yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan Karyawan.
·
Mencerminkan
adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap
pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.
·
Tidak
bertentangan dengan peraturan Pemerintah.
·
Tidak
melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi
perusahaan sejenis
Manfaat Khusus : Dengan sistem penggajian yang
mendasarkan diri pada beban kerja (work load) dan dilakukan pembobotan secara
kuantitatif, maka akan diperoleh manfaat antara lain :
·
Terukur
bagi setiap pekerjaan; karena masing-masing memiliki nilai/skor yang ditentukan
atau disepakati secara bersama-sama.
·
Mudah
dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi terutama atas
terjadinya laju inflasi tahunan.
·
Fair;
karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk tempat kerjanya.
Metode Pendekatan Sistem
Penggajian
Pada prinsipnya, penilaian
jabatan dilakukan dengan membandingkan antara suatu tugas/jabatan dengan
jabatan lainnya. Dari perbandingan tersebut akan diperoleh nilai masing-masing
jabatan yang merupakan nilai relatif suatu jabatan terhadap lainnya.
Sesuai dengan tujuannya, maka
hasil penilaian jabatan akan digunakan untuk menyusun sistem gaji; sehingga
untuk kepentingan tersebut perlu diketahui karakteristik pekerjaan yang dapat
dikompensasikan. Karakteristik-karakteristik tersebut lazim disebut sebagai
faktor-faktor jabatan (job factors). Jadi obyek jabatan yang akan
diperbandingkan dalam suatu penilaian jabatan adalah faktor-faktor jabatan.
Biasanya obyek jabatan yang diperbandingkan diperinci dalam sejumlah faktor;
semakin banyak jumlah faktor, akan makin memberikan hasil yang lebih teliti.
Pada umumnya masing-masing
faktor memiliki nilai kepentingan yang berbeda-beda untuk menyatakan perbedaan
ini masing-masing faktor perlu diberikan bobot sesuai dengan nilai
kontribusinya terhadap Perusahaan. Kontribusi yang dimaksud disini dapat
memberikan pengertian yang bermacam-macam tergantung dari kebijakan yang
diambil oleh Perusahaan. Akan tetapi pada umumnya bobot-bobot factor tersebut
disesuaikan dengan manfaat yang diperoleh Perusahaan yang bersangkutan,
khususnya didalam mencapai tujuan Perusahaan.
Karena penilaian jabatan
sifatnya merupakan perbandingan, maka faktor-faktor yang digunakan harus
merupakan ciri utama pada seluruh (sebagian besar) tugas/jabatan yang digunakan
sebagai pedoman untuk menilai seluruh jabatan pada struktur organisasi yang telah
ada (direncanakan untuk dibuat). Dengan lain perkataan, masing-masing jabatan
dibandingkan berdasarkan faktor-faktor yang terdapat dalam seluruh jabatan.
Untuk lebih mempertajam aspek
faktor-faktor tersebut maka fator itu harus diuraikan lagi dalam sub-faktor
yang lebih rinci dengan tetap mempertimbangkan bahwa subfaktor inipun
mewakili/terdapat dalam seluruh jabatan.
Pada akhirnya setiap
tugas/jabatan akan memiliki nilai dimana penilaiannya dilakukan dengan
melibatkan individu/personel kunci dari dalam Perusahaan yang mengetahui
cakupan tugas dari masing-masing pekerjaan/jabatan yang tertera pada struktur
organisasi Perusahaan.
Nilai hasil akhir
pembobotan untuk suatu tugas/jabatan/pekerjaan disebut sebagai IMBALAN KINERJA
yang diperoleh dengan mengalikan skor yang didapat sebagai hasil pembobotan
dikalikan dengan konstanta rupiah tertentu . Sedangkan
Gaji/Imbalan/Kompensasi yang diterima Karyawan adalah berupa hasil penjumlahan
GAJI POKOK ditambah dengan IMBALAN KINERJA.
Ruang
Lingkup Pelaksanaan Sistem Penggajian
Ruang lingkup penyusunan Sistem Gaji mencakup :
1.
Penelitian
Pendahuluan (Preliminary Survey) :
·
Penelaahan
Struktur Organisasi yang berlaku saat ini.
·
Evaluasi
Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job Description/Uraian Jabatan dan Spesifikasi
Jabatan telah dimiliki).
·
Penelahaan
berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan (on the spot).
2.
Pembuatan
Desain Sistem Penggjian :
·
Penentuan
Faktor-faktor dan Sub-faktor tugas/jabatan/pekerjaan.
·
Penyusunan
Skala Faktor Jabatan.
·
Penyusunan
Skala Gaji Pokok
3.
Pembobotan
Faktor dan Sub-faktor bersama-sama dengan Key Person (Counterpart).
4.
Pembuatan
Skala Gaji Pokok dengan dasar Pengalaman/Masa Kerja dan Latar Belakang
Keahlian.
5.
Penghitungan
final Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi.
6.
Pembuatan
Laporan Akhir
7.
Sosialisasi
(memperkenalkan) Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada Karyawan bersama-sama
Key Person masing-masing Unit Kerja.
Blok Diagram Sistem Gaji
Gambar. 7: Sistem Penggajian
Tidak ada komentar:
Posting Komentar